บทสรุปสำหรับผู้บริหาร (Executive Summary)
วัตถุประสงค์หลัก: H&F Shoes Thailand ต้องการระบบบริหารจัดการที่ทุกแผนกใช้ข้อมูลร่วมกัน ผู้บริหารเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ และรองรับการขยายตัวของแบรนด์ Scholl ทุกช่องทาง
ความท้าทาย: ระบบเดิมแยกส่วน ข้อมูลไม่เชื่อมกัน ทำให้ปิดงบล่าช้า วิเคราะห์ไม่ทันเวลา และไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ ขาดความยืดหยุ่นในการเติบโต
ทางเลือกเทคโนโลยี: องค์กรเลือกใช้ Microsoft Dynamics 365 Business Central เป็นระบบ ERP กลาง เชื่อมการขาย คลังสินค้า และบัญชี พร้อมเชื่อมต่อ Power BI วิเคราะห์ข้อมูลได้ทันที ใช้งานง่าย และขยายต่อได้ในอนาคต
พาร์ทเนอร์: ร่วมงานกับ Quick Transformation ที่เข้าใจทั้งระบบ IT และการเงิน ออกแบบกระบวนการให้ตรงกับการทำงานจริงขององค์กร
ผลลัพธ์: Go-live ได้ตามแผน ทุกฝ่ายใช้ข้อมูลชุดเดียว ลดความผิดพลาดและความล่าช้า ระบบใหม่ต่อยอดได้ เช่น เชื่อมกับ Power BI และระบบติดตามจัดส่ง วางรากฐานสู่การเติบโตของแบรนด์ Scholl อย่างมั่นคง
การทรานส์ฟอร์มองค์กรไม่ใช่แค่การปรับใช้เทคโนโลยี แต่คือการวางโครงสร้างข้อมูลใหม่ให้ตอบโจทย์กลยุทธ์ที่เปลี่ยนไป ในยุคที่ธุรกิจต้องแข่งขันทั้งความเร็ว ความยืดหยุ่น และการบริหารแบบเรียลไทม์
กรณีของ H&F Shoes Thailand คือภาพขององค์กรที่มองเห็นโอกาสผ่านข้อมูล และเลือกลงมือก่อน เพื่อยกระดับวิธีทำงานทั้งหมดให้พร้อมขยายแบรนด์ Scholl ได้อย่างเป็นระบบ
บทความนี้ถอดบทเรียนจากการปรับระบบ ERP ผ่านมุมมองของ
คุณวรัญ จิตเจือจุน – IT and Business Integration Manager
คุณวรพล ไทยสมบูรณ์ – Finance Manager
H&F Shoes Thailand: จากแบรนด์ระดับโลก สู่ระบบที่พร้อมรองรับทุกช่องทาง
H&F Shoes (Thailand) คือผู้นำเข้าและจัดจำหน่ายแบรนด์รองเท้าเพื่อสุขภาพ Scholl อย่างเป็นทางการในประเทศไทย มุ่งส่งมอบรองเท้าที่ให้ทั้ง ความสบายและดีไซน์ที่ทันสมัย ภายใต้แนวคิด
“The Most Aesthetic Comfort Shoes”
จากจุดเริ่มต้นในฐานะรองเท้าเพื่อสุขภาพแบบดั้งเดิม Scholl ปรับภาพลักษณ์ใหม่ให้ตอบโจทย์คนรุ่นใหม่ โดยยังคงจุดแข็งด้านการรองรับสรีระ และเพิ่มมิติความสวยงามเข้าไป ทำให้สามารถขยายฐานลูกค้าได้อย่างต่อเนื่อง
บริษัทบริหารแบรนด์ผ่านช่องทางจำหน่ายที่หลากหลาย ตั้งแต่
- Modern Trade
- E-Commerce
- ร้านแบรนด์ช้อป
- ไปจนถึงพาร์ตเนอร์ค้าปลีกทั่วประเทศ
จากธุรกิจที่ขยายตัวต่อเนื่อง บริษัทจึงเริ่มวางโครงสร้างระบบภายในใหม่ เพื่อให้การบริหารจัดการทันสมัย เชื่อมโยงกัน และรองรับการเติบโตในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
มุมมองของ Finance: ข้อมูลแม่นยำ ปิดงบเร็ว วิเคราะห์ได้ทันที
ฝ่ายบัญชีและการเงินของ H&F Shoes ต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมากจากหลายแผนก ความท้าทายหลักคือระบบเดิมแยกส่วน ไม่เชื่อมโยงกัน ทำให้ต้องใช้เวลาในการรวมข้อมูลด้วยมือ และเสี่ยงต่อความผิดพลาด การเปลี่ยนมาใช้ Dynamics 365 Business Central และ Power BI จึงกลายเป็นทางออกที่ช่วยให้ฝ่ายการเงินทำงานได้แม่นยำขึ้น เห็นภาพรวมชัดเจนขึ้น และรองรับการขยายธุรกิจในระยะยาวได้ดีกว่าเดิม
ความท้าทาย: ระบบเดิมแยกส่วนและไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
- ข้อมูลไม่เชื่อมกันระหว่างแผนก
ทีมบัญชีต้องใช้เวลามากในการตรวจสอบและรวมตัวเลขจากฝ่ายขาย คลังสินค้า และแผนกอื่น ๆ เพราะไม่มีข้อมูลกลางที่ทุกฝ่ายใช้งานร่วมกันได้อย่างเป็นทางการ
ต้องรวมข้อมูล Manual เสี่ยงต่อความผิดพลาด
ข้อมูลจากแต่ละระบบไม่เชื่อมกันโดยอัตโนมัติ ทีมจึงต้องดึงข้อมูลจากหลายแหล่งแล้วรวมใน Excel เอง ซึ่งมีโอกาสผิดพลาดสูง และใช้เวลาในการตรวจสอบซ้ำหลายรอบ
ปิดงบล่าช้าและไม่สามารถสรุปภาพรวมได้ทันที
ผู้บริหารไม่สามารถเห็นตัวเลขที่เป็นปัจจุบันได้ เพราะต้องรอสรุปรายงานจากทีมบัญชีที่ใช้เวลานานกว่าจะรวมข้อมูลเสร็จ โดยเฉพาะเมื่อต้องเปรียบเทียบยอดขายกับต้นทุน
ไม่มีระบบควบคุมภายในที่ชัดเจน
การติดตาม Transaction หรือการตรวจสอบย้อนหลังทำได้ยาก ไม่มีเส้นทางข้อมูล (Audit trail) ที่แสดงว่าเอกสารผ่านขั้นตอนใด หรือใครเป็นผู้อนุมัติ
หลังใช้ Business Central และ Power BI: ปิดงบเร็วขึ้น วิเคราะห์ได้ทันที
- ทุกข้อมูลเชื่อมโยงกันในระบบเดียว
ข้อมูลจากฝ่ายขาย คลังสินค้า และบัญชีถูกรวบรวมและเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติ ทำให้การบันทึกบัญชีและปิดงบเกิดขึ้นจากข้อมูลจริงแบบเรียลไทม์
ลดเวลาการทำงานของทีมบัญชีอย่างชัดเจน
ไม่ต้องรวมข้อมูลด้วยมืออีกต่อไป ทีมสามารถโฟกัสกับงานวิเคราะห์แทนการตรวจสอบเอกสารจากหลายระบบ
สร้างรายงานวิเคราะห์ใน Power BI ได้ทันที
ทีมบัญชีสามารถใช้ข้อมูลจาก Business Central มาทำรายงานเชิงลึกใน Power BI ได้เลย โดยไม่ต้องรอทีม IT หรือ export ข้อมูลหลายรอบ
ตรวจสอบย้อนหลังได้ โปร่งใสทุกขั้นตอน
ระบบมีการบันทึกขั้นตอนการอนุมัติ เอกสาร และการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างแม่นยำ และลดความเสี่ยงด้านการควบคุมภายใน
พร้อมขยายธุรกิจในอนาคตโดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบอีก
โครงสร้างของระบบสามารถรองรับการเติบโตได้ เช่น การเพิ่มแบรนด์ ช่องทางการขาย หรือสาขาใหม่ โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งระบบ
มุมมองของ IT: รวมข้อมูล เชื่อมระบบ เตรียมพร้อมขยายในอนาคต
ระบบเดิมที่ H&F Shoes ใช้งานอยู่ก่อนหน้านี้ เป็นระบบภายในที่พัฒนาเฉพาะกับผู้ให้บริการรายเดียว แม้จะตอบโจทย์พื้นฐานบางอย่างได้ แต่เมื่อองค์กรเริ่มขยายช่องทางขาย และต้องการเชื่อมต่อกับระบบอื่น เช่น POS หรือ Dashboard สำหรับผู้บริหาร ระบบเดิมเริ่มกลายเป็นข้อจำกัด
ฝ่าย IT เห็นชัดว่าการพึ่งพาระบบที่ไม่สามารถต่อยอดได้ จะส่งผลต่อความต่อเนื่องของธุรกิจในระยะยาว จึงร่วมกับผู้บริหารวางแนวทางใหม่ที่เน้น “การเชื่อมโยง” และ “รองรับการขยายตัว” โดยเลือกใช้ Microsoft Dynamics 365 Business Central และ Power BI เป็นแกนกลางของระบบใหม่
ความท้าทาย: ระบบเดิมไม่ยืดหยุ่นและขยายต่อไม่ได้
- ระบบเดิมเชื่อมต่อกับระบบอื่นไม่ได้
เป็นระบบที่ออกแบบเฉพาะ ทำให้ไม่สามารถเชื่อมข้อมูลกับระบบอื่น ๆ หรือรองรับการเติบโตได้ในระยะยาว
โครงสร้างข้อมูลไม่รองรับการทำรายงานหรือ Dashboard
เมื่อต้องการวิเคราะห์หรือทำรายงาน ต้องดึงข้อมูลออกมาจัดการเองทุกครั้ง ซึ่งใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
ทุกการเปลี่ยนแปลงต้องพึ่งพาทีมพัฒนาภายนอก
ไม่มีความยืดหยุ่นในการปรับระบบเองในองค์กร ต้องรอการแก้ไขจากผู้ให้บริการเดิมทุกครั้ง
ระบบไม่สอดคล้องกับการทำงานจริงของทีมงาน
ฟีเจอร์บางอย่างที่มีอยู่ ไม่สามารถใช้งานได้จริงในชีวิตประจำวัน ทำให้ต้องหาทางหลีกเลี่ยงหรือใช้วิธีชั่วคราวแทน
หลังใช้ Business Central และ Power BI: เชื่อมทุกระบบ ทำงานได้ทันที
- ทุกฝ่ายทำงานบนข้อมูลเดียวกัน
ข้อมูลจากฝ่ายขาย คลังสินค้า และบัญชีเชื่อมถึงกันหมด ช่วยลดความซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดจากข้อมูลไม่ตรงกัน
เชื่อมต่อระบบอื่นได้ง่ายขึ้น
ระบบใหม่เปิดให้เชื่อมต่อกับ POS หรือแอปภายในได้ตามต้องการ รองรับการเติบโตในระยะยาว
สามารถทำรายงานใน Power BI ได้ทันที
ไม่ต้องดึงข้อมูลออกจากระบบด้วยตัวเองอีกต่อไป ระบบเชื่อมกับ Power BI ได้โดยตรง
โครงสร้างระบบรองรับการขยายตัวในอนาคต
ไม่ว่าจะเพิ่มแบรนด์ใหม่ ช่องทางจำหน่าย หรือฟีเจอร์ใหม่ ระบบสามารถรองรับได้โดยไม่ต้องรื้อระบบเดิม
เลือกพาร์ทเนอร์: “ที่ปรึกษา” มากกว่า “ผู้ติดตั้ง”
H&F Shoes Thailand ต้องการพาร์ทเนอร์ที่เข้าใจธุรกิจจริง ไม่ใช่แค่เข้ามาติดตั้งระบบ ERP จึงตัดสินใจเลือก Quick Transformation จาก 3 เหตุผลหลัก:
เข้าใจภาพรวมขององค์กร
Quick Transformation ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่ช่วยวิเคราะห์กระบวนการ และออกแบบระบบให้เหมาะกับการทำงานจริงของแต่ละฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น IT หรือ Finance
มีประสบการณ์ในธุรกิจค้าปลีกและจัดจำหน่าย
เข้าใจความซับซ้อนของธุรกิจที่มีหลายช่องทางขาย และสามารถเสนอแนวทางที่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรได้
มีผลงานและความเชี่ยวชาญที่พิสูจน์ได้
จากการเปรียบเทียบผู้ให้บริการหลายราย Quick Transformation เป็นทีมที่เข้าใจโจทย์ และแปลงความต้องการเป็นระบบที่ใช้งานได้จริง
แนวคิดการวางระบบของ Quick Transformation ไม่ได้จบแค่ตอน Go-live แต่คิดเผื่ออนาคต โดยวางโครงสร้างข้อมูลให้พร้อมต่อยอด เช่น เชื่อมกับ Power BI หรือระบบอื่นเมื่อองค์กรเติบโตขึ้น
ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (Key Success Factors)
การนำระบบ Microsoft Dynamics 365 Business Central มาใช้ที่ H&F Shoes Thailand ประสบความสำเร็จได้ตามแผน เพราะทุกฝ่ายทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด และให้ความสำคัญกับการเตรียมความพร้อมของระบบให้ครบทุกขั้นตอนก่อนใช้งานจริง
1. ความร่วมมือใกล้ชิดระหว่างทีม IT, Finance และ Partner
ตั้งแต่ระยะเริ่มต้นจนถึงหลังการ Go-live ทีมงานของ H&F Shoes ทั้งฝ่าย IT และ Finance ทำงานร่วมกับ Quick Transformation อย่างใกล้ชิด มีการติดตามและแก้ไขปัญหาในแต่ละกระบวนการร่วมกันอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจว่าระบบตอบโจทย์การทำงานจริงของผู้ใช้ทุกฝ่าย
“ช่วงระหว่าง implement เราค่อนข้างใกล้ชิดกันมากในการแก้ปัญหาต่าง ๆ พอเสร็จแล้วเราก็ยังมีการติดตามและปรับปรุง process ต่อเนื่อง รวมถึงปัจจุบันด้วย”
— คุณวรพล ไทยสมบูรณ์, Finance Manager
2. การจำลองการทำงานจริงก่อนใช้งานระบบจริง
ก่อน Go-live ทั้งสองฝ่ายได้ร่วมกันจำลองกระบวนการทำงานจริง (Workshop Simulation) เป็นเวลา 1 เดือน เพื่อทดสอบระบบครบทุกส่วน ตั้งแต่การขาย การจัดการคลัง ไปจนถึงการปิดบัญชีประจำเดือน
“เราทำเสมือนเราทำงานจริงหนึ่งเดือนในช่วงเวิร์กชอป ถ้าปิดสิ้นเดือนยอดบัญชีไม่ตรง รายการสต๊อกไม่ตรง เราจะไม่ขึ้นระบบ”
— คุณวรัญ จิตเจือจุน, IT & Business Integration Manager
3. การตั้งเป้าหมายและเกณฑ์ความพร้อมที่ชัดเจน
โครงการมีการกำหนดเป้าหมายและเงื่อนไขความพร้อมที่ชัดเจนก่อนการใช้งานจริง โดยเฉพาะการตรวจสอบความตรงกันของข้อมูลทางบัญชีและคลังสินค้า ซึ่งเป็นจุดสำคัญในการยืนยันความถูกต้องของระบบ ERP ก่อน Go-live
4. การสื่อสารอย่างต่อเนื่องระหว่างทุกฝ่าย
ทุกขั้นตอนของการดำเนินงานตั้งอยู่บนพื้นฐานของการสื่อสารที่เปิดกว้างและโปร่งใส ทั้งในระดับทีมผู้ใช้ ทีม IT และ Partner ทำให้สามารถเข้าใจโจทย์ร่วมกัน แก้ไขปัญหาได้รวดเร็ว และสร้างความมั่นใจให้ทีมงานพร้อมใช้งานระบบใหม่
ผลลัพธ์หลัง Go-live
- ทุกแผนกทำงานบนข้อมูลเดียวกัน ลดงานซ้ำและเอกสาร
- วิเคราะห์ข้อมูลต่อยอดได้ทันทีผ่าน Power BI
- ผู้ใช้งานพึงพอใจและมั่นใจในการใช้ระบบใหม่
- ทีม Quick Transformation สนับสนุนต่อเนื่องหลัง Go-live เพื่อให้ระบบเสถียรและต่อยอดได้
สิ่งที่องค์กรอื่นนำไปใช้ได้ทันที
กรณีของ H&F Shoes (Thailand) ผู้บริหารแบรนด์ Scholl Thailand แสดงให้เห็นว่า “การเปลี่ยนระบบ ERP” ไม่ใช่เรื่องของเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่คือการปรับวิธีคิดและวิธีทำงานของทั้งองค์กรให้เดินไปในทิศทางเดียวกัน
การมีข้อมูลชุดเดียวที่ทุกแผนกเข้าถึงได้แบบ Real-time คือกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตอย่างมีระบบ และตัดสินใจได้เร็วขึ้นจากข้อมูลจริง
Checklist ก่อนเริ่มโครงการ
[ ] มีเป้าหมายทางธุรกิจที่ชัดเจนหรือไม่
[ ] ระบบเดิมมีข้อจำกัดอะไร และส่งผลกับทีมอย่างไร
[ ] ระบบใหม่ต้องเชื่อมข้อมูลใดบ้าง เช่น บัญชี สต๊อก ช่องทางขาย
[ ] เงื่อนไขในการ Go-live คืออะไร และวัดผลความสำเร็จอย่างไร
[ ] ทีมผู้บริหารและผู้ใช้งานเห็นตรงกันหรือไม่ว่าควรเริ่มตอนนี้
สารตั้งต้นของความสำเร็จ
ผู้บริหารต้องเป็นผู้เริ่มต้นการเปลี่ยนแปลง
โครงการจะเดินหน้าได้เร็วเมื่อผู้บริหารให้ความสำคัญกับข้อมูลที่แม่นยำและพร้อมสนับสนุนทีม
Workshop คือหัวใจของความสำเร็จ
การจำลองการทำงานจริงช่วยให้ทีมเข้าใจระบบล่วงหน้า และมั่นใจในการ Go-live
ทีมต้องทำงานใกล้ชิดกัน
การสื่อสารชัดเจนระหว่างผู้ใช้งานและที่ปรึกษาช่วยให้โครงการจบได้ตรงเวลาและใช้งานได้จริง
สำหรับองค์กรที่กำลังเริ่มต้น
ERP ไม่ใช่แค่ระบบหลังบ้าน แต่คือรากฐานของการบริหารข้อมูลทั้งองค์กร หากต้องการเติบโตอย่างต่อเนื่องในยุคที่การแข่งขันสูง ต้องเริ่มจากการ “รวมข้อมูลให้เป็นหนึ่งเดียว” และเลือกพาร์ทเนอร์ที่เข้าใจธุรกิจจริง
Quick Transformation พร้อมร่วมเดินไปกับองค์กรในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การวางแผน ออกแบบระบบ ไปจนถึงการพัฒนาและต่อยอดให้สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโตในอนาคต
ในโอกาสนี้ ขอขอบคุณ คุณวรพล ไทยสมบูรณ์ – Finance Manager, คุณวรัญ จิตเจือจุน – IT and Business Integration Manager จาก บริษัท เอช แอนด์ เอฟ ชูส์ (ไทยแลนด์) จำกัด และ คุณรชต อาชวุฒิกุลวงศ์ ตัวแทนจาก ไมโครซอฟท์ ประเทศไทยที่ร่วมแลกเปลี่ยนมุมมองอย่างใกล้ชิดในโครงการครั้งนี้
ดูผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่
