ขั้นตอนวางระบบ ERP ปี 2026 เข้าใจง่าย พร้อม Go-Live

การวางระบบ ERP ถือเป็นการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานทั้งองค์กร หากขาดการวางแผนและขั้นตอนที่ดี อาจนำไปสู่:

• ระบบไม่ตอบโจทย์การทำงานจริง
• ข้อมูลไม่ถูกต้องหรือสูญหาย
• User ไม่ยอมรับระบบใหม่
• งบประมาณและเวลาบานปลาย

แต่ก่อนจะเข้าสู่รายละเอียดของแต่ละขั้นตอนของ ERP Implementation สิ่งสำคัญที่ควรทำความเข้าใจคือบทบาทของ ERP ต่อธุรกิจของคุณ เพราะการรู้ว่าระบบนี้ช่วยอะไรได้บ้าง จะทำให้มองภาพการวางระบบทั้ง 5 ขั้นตอนได้ครบถ้วนยิ่งขึ้น หากต้องการเข้าใจพื้นฐาน ERP แบบละเอียด สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความ: ERP คืออะไร สรุปครบเรื่องที่ต้องรู้ 2026 [พร้อมวิธีคำนวณงบประมาณ]

ขั้นตอนการวางระบบ ERP Roadmap สู่ความสำเร็จ

การวางระบบ ERP คือก้าวสำคัญในการสร้างรากฐานการทำงานขององค์กรให้เป็นระบบเดียวกัน Quick Transformation จึงพัฒนากระบวนการวางระบบ ERP ตามมาตรฐานการทำงานของบริษัทที่สอดคล้องกับแนวคิด ISO และใช้กระบวนการนี้กับลูกค้าทุกราย เพื่อให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างเป็นระบบและควบคุมคุณภาพได้ในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การวิเคราะห์ ออกแบบ ทดสอบ ไปจนถึงวัน Go-Live

Roadmap ที่ชัดเจนช่วยให้องค์กรเห็นภาพรวมของโครงการ เข้าใจสิ่งที่ต้องเตรียมในแต่ละช่วง และติดตามความคืบหน้าได้อย่างเป็นลำดับ ลดความเสี่ยงระหว่างการเปลี่ยนผ่าน และช่วยให้โครงการสามารถ Go-Live ได้ตามแผน พร้อมนำระบบไปใช้งานจริงต่อได้อย่างมั่นใจ โดยกระบวนการทำงานแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. Project Planning วางแผนโครงการ

ขั้นตอนแรกคือการวางแผนให้ชัดเจน โดยต้องกำหนดเป้าหมายของโครงการ ขอบเขตงาน ระยะเวลา ทีมงาน และงบประมาณ การวางแผนที่ดีจะช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจทิศทางร่วมกันและป้องกันการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานกลางคัน

สิ่งที่ต้องกำหนด:

• เป้าหมายของโครงการ ต้องการแก้ปัญหาอะไร? ต้องการผลลัพธ์แบบไหน?
• ขอบเขตงาน จะใช้โมดูลไหนบ้าง? ครอบคลุมแผนกใดบ้าง?
• ระยะเวลา แต่ละขั้นตอนใช้เวลาเท่าไร?
• ทีมงาน ใครคือผู้รับผิดชอบหลัก? ต้องการทักษะอะไรบ้าง?
• งบประมาณ ค่าใช้จ่ายด้านระบบ, ที่ปรึกษา, และการอบรม

2. Analysis & Design วิเคราะห์และออกแบบระบบ

เมื่อเป้าหมายชัดเจนแล้ว ทีมงานจะเริ่มถอดกระบวนการทำงานของแต่ละแผนก ผ่านการสัมภาษณ์และ Workshop เพื่อนำข้อมูลไปวิเคราะห์ช่องว่างระหว่างระบบเดิมกับระบบใหม่

ขั้นตอนนี้ประกอบด้วย:

• As-Is Process: วิเคราะห์กระบวนการเดิม
• To-Be Process: ออกแบบกระบวนการใหม่ที่มีประสิทธิภาพกว่า

3. Develop & Testing พัฒนาและทดสอบระบบ

หลังจากผ่านกระบวนการ Analysis & Design แล้ว จะเริ่ม Config หรือ พัฒนาระบบตามที่ออกแบบไว้ โดยแบ่งออกเป็น:

1. Configuration: ตั้งค่าระบบให้ตรงตามความต้องการ
2. Customization: ปรับแต่งให้ตรงความต้องการ
3. Unit Testing: ทดสอบระบบในแต่ละส่วนให้มั่นใจว่าไม่มี Bug หรือ Error

4. Deployment เตรียมพร้อมคน กระบวนการ และข้อมูล

ระยะก่อน Go-Live คือช่วงที่ทุกอย่างต้องพร้อม 80 – 100% ทั้งในแง่ทีมงาน ผู้ใช้งาน และข้อมูล

กิจกรรมสำคัญในขั้นตอนนี้ ได้แก่:

• Training อบรมผู้ใช้งานหลัก (Key User) ให้เข้าใจทั้งการใช้งานระบบและภาพรวมกระบวนการ เพื่อให้สามารถใช้งานจริงและถ่ายทอดต่อภายในทีมได้อย่างถูกต้อง

• User Acceptance Testing (UAT) UAT คือการจำลองการทำงานจริงแบบ End-to-End เช่น ขาย จัดซื้อ รับสินค้า บันทึกบัญชี และออกรายงาน เพื่อยืนยันว่าระบบรองรับการทำงานจริงขององค์กร และผู้ใช้งานสามารถทำงานได้โดยไม่สะดุดก่อนวัน Go-Live

• Data Cleansing & Migration การย้ายข้อมูลไม่ใช่แค่การโอนข้อมูลจากระบบเดิม แต่ต้องเริ่มจาก Data Cleansing เพื่อตัดข้อมูลซ้ำ ข้อมูลผิดพลาด หรือข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกก่อน หากข้ามขั้นตอนนี้ ระบบใหม่จะต้องทำงานกับข้อมูลที่ไม่มีคุณภาพ ส่งผลให้รายงานคลาดเคลื่อนและเกิดปัญหาต่อเนื่องหลัง Go-Live ได้

5. Go-Live & Support เริ่มใช้งานและดูแลอย่างใกล้ชิด

วัน Go-Live คือวันที่องค์กรเริ่มใช้งานระบบ ERP อย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งอาจมีข้อผิดพลาดเล็กน้อยเกิดขึ้นได้ ทีม Implementer จึงต้องมีการ Support เพื่อให้ทีมงาน สามารถใช้โปรแกรมในการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น

ช่วงนี้จะมีการ:

• Monitor การใช้งานจริงในแต่ละแผนก
• แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
• ปิดรอบบัญชีแรกหลังระบบใหม่ใช้งาน

ปัจจัยสำคัญที่ทำให้โครงการ ERP สำเร็จ

1. การสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง: ผู้บริหารต้องให้การสนับสนุนทั้งงบประมาณ ทรัพยากร และการสื่อสารถึงความสำคัญของโครงการ
2. การจัดการการเปลี่ยนแปลง: พนักงานมักต้านทานการเปลี่ยนแปลง ต้องสื่อสารประโยชน์ที่จะได้รับอย่างชัดเจนและต่อเนื่อง
3. การเลือกระบบและพาร์ทเนอร์ที่เหมาะสม: ERP ต้องตอบโจทย์ธุรกิจ และพาร์ทเนอร์ต้องมีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมเดียวกัน
4. การมีทีมงานที่เข้มแข็ง: ต้องมีทีมงานจากทั้งฝั่ง Business และ IT ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด
5. การควบคุม Scope และงบประมาณ: ต้องยึดมั่นกับ Scope ที่วางไว้ และเปิดใจต่อการทำ Phase 2 สำหรับฟีเจอร์เพิ่มเติม

ดูตัวอย่างองค์กรที่วางระบบสำเร็จกับเรา เช่น

• T.Man Pharma จากข้อมูล 49 ปีที่ขึ้นระบบเสร็จใน 1 ปี
  
• Eye Bangkok ปูพื้นฐานการเงิน สู่เป้าหมาย IPO
• Scholl รวมข้อมูลสู่ Insight เจาะวิธีคิดสำหรับ IT และ Finance
• มโนยนต์ชัย จัดการกว่า 16,000 SKU สู่ Insight ธุรกิจ Spare Part
  

Quick Answer

• ขั้นตอน Implementation ใช้เวลานานแค่ไหน?

ระยะเวลาทั่วไปอยู่ที่ 6-12 เดือน ขึ้นอยู่กับจำนวนโมดูลที่ใช้ ความซับซ้อนของกระบวนการ ขนาดองค์กร และระดับการ Customization องค์กร SME อาจใช้เวลา 6-8 เดือน ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่อาจใช้เวลา 12-18 เดือนหรือมากกว่า

• องค์กร SME ต้องทำขั้นตอนเหมือนองค์กรใหญ่ไหม?

จำเป็น แต่สามารถปรับขนาดให้เหมาะสมได้ โดยใช้ Template และ Best Practice มากขึ้น ลดการ Customization เน้นโมดูลหลักที่จำเป็นจริง ใช้ Cloud ERP ที่มีค่าใช้จ่ายต่ำกว่า

• ต้อง Custom ระบบ ERP เท่าไร?

ควร Custom เท่าที่จำเป็นจริง เพราะการ Custom มากเกินไปทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น ใช้เวลานานขึ้น ดูแลและอัปเดตยาก และเสี่ยงมีบั๊กมากขึ้น แนวทางที่ดีคือปรับกระบวนการให้เข้ากับ Standard Feature ก่อน Custom เฉพาะจุดที่เป็น Competitive Advantage และใช้ Configuration แทน Customization ถ้าทำได้

• จะป้องกันการล้มเหลวของโครงการ ERP ได้อย่างไร?

วิธีป้องกันความล้มเหลว ได้แก่ วางแผนให้ดีตั้งแต่เริ่มต้น ให้ความสำคัญกับ Data Quality ทดสอบระบบอย่างรอบคอบและอย่าเพิ่งรีบ Go-Live หากยังพบปัญหา นอกจากนี้ควรมีการอบรมผู้ใช้งานให้เข้าใจขั้นตอนต่าง ๆ และมีที่ปรึกษาคอยช่วยดูแลตลอดโครงการ จะช่วยลดความเสี่ยงและทำให้การใช้งานราบรื่นมากขึ้น

• หลัง Go-Live แล้วควรทำอะไรต่อ?

เดือนที่ 1-3 ควรเฝ้าระวังปัญหาและแก้ไขทันที รวบรวม Feedback จากผู้ใช้ และปรับปรุงจุดที่ยังไม่ลื่นไหล เดือนที่ 4-6 วิเคราะห์ประสิทธิภาพจริงเทียบกับเป้าหมาย เริ่มใช้ฟีเจอร์ขั้นสูง และวางแผน Phase 2 ระยะยาวควร Review และ Optimize กระบวนการต่อเนื่อง อัปเดตระบบตาม Roadmap ของผู้ผลิต และขยายการใช้งานไปยังโมดูลหรือหน่วยงานอื่น

อยากเริ่มขึ้นระบบ ERP?

หากองค์กรของคุณกำลังเริ่มพิจารณา Dynamics 365 (Business Central หรือ Finance & Operations) หรือกำลังวางแผนโครงการ ERP ทีม Quick Transformation พร้อมช่วยวิเคราะห์กระบวนการ วางแผนโครงการ และพาคุณ Go-Live ได้อย่างมั่นใจ ติดต่อเพื่อปรึกษาได้ทันที