Microsoft 365 คือศูนย์รวมซอฟต์แวร์จากไมโครซอฟต์ เช่น Microsoft Teams, Microsoft Word, Microsoft Excel แม้แต่ละโปรแกรมมีฟังก์ชันการทำงานที่แตกต่างกันออกไป แต่สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อ
หลายคนคุ้นเคยกับ Microsoft Office กันอยู่แล้ว แต่ในยุคปัจจุบันการทำงานไม่ได้อยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์เพียงอย่างเดียว จึงได้มีการพัฒนา Microsoft 365 (M365) ซึ่งเป็นการรวมเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันไว้บน Cloud พร้อมทั้งยังมี AI และ Microsoft Copilot เข้ามาช่วยยกระดับการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้น
บทความนี้ จะพาไปทำความรู้จัก Microsoft 365 คืออะไรกันให้มากขึ้น ตั้งแต่ฟังก์ชันพื้นฐาน ไปจนถึงความสามารถที่ช่วยยกระดับการทำงานให้มากกว่าแค่งานเอกสาร
Microsoft 365 คืออะไร
M365 หรือ Microsoft 365 คือศูนย์รวมซอฟต์แวร์จากไมโครซอฟต์ ซึ่งหลายคนอาจจะคุ้นเคยกับชื่อเดิมอย่าง “Microsoft Office” ที่หลายคนรู้จักกันเป็นอย่างดีว่ามีไว้เพื่อการทำงานออฟฟิศ ทำงานเอกสาร หรือเพื่อการศึกษา
ในเวอร์ชัน MS365 นี้ ยังมีการเสริมโปรแกรมใหม่ ๆ เข้ามาช่วยให้การทำงานได้อย่างหลากหลาย ไม่ใช่แค่การทำงานเอกสารแบบเดิม นอกจากนี้ยังปรับเปลี่ยนรูปแบบการจ่ายค่าบริการเป็นแบบ Subscription รายเดือนหรือรายปีแทน สามารถเลือกใช้บริการได้ตามความเหมาะสม
Microsoft 365 แตกต่างอย่างไรกับ Microsoft office เวอร์ชันก่อน ๆ
โปรแกรมออฟฟิศนั้นมีมาแล้วหลายเวอร์ชัน โดยจะนับตามปีที่ปล่อยออกมาให้ใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น 2003, 2007, 2010, 2013 และล่าสุดเป็นเวอร์ชัน Microsoft 365 โดยจุดเด่นของ Microsoft 365 คือการมีโปรแกรมใหม่ ๆ เพิ่มเข้ามา เช่น Microsoft Teams ที่เป็นโปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์
อีกหนึ่งจุดเด่นคือการใช้งานผ่านระบบ Cloud ที่สามารถเข้าถึงโปรแกรมได้สะดวกขึ้น ข้อมูลจะถูกสำรองอัตโนมัติ สามารถเรียกใช้งานได้ทุกครั้งที่ต้องการ ผ่านอุปกรณ์ใดก็ได้ โดยไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรมเอาไว้ในเครื่องเหมือนเมื่อก่อน ซึ่งช่วยแก้ปัญหาจากเวอร์ชันเดิมที่ต้องดาวน์โหลดลงเครื่องหรือไม่มีการสำรองไฟล์งานนั่นเอง
Microsoft 365 มีอะไรบ้าง
Microsoft 365 รวมโปรแกรมไว้อย่างหลากหลาย โดยสามารถเช็กรายละเอียดได้ที่ Microsoft โดยตรง แต่ในบทความนี้ ทีม Quicker ได้สรุปข้อมูล 10 โปรแกรมยอดนิยมมาให้ว่าแต่ละโปรแกรมมีจุดเด่นและฟังก์ชันการใช้งานอะไรที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของได้ ดังนี้
1. Microsoft Teams คืออะไร
หลังจากช่วงเหตุการณ์โควิด-19 แพร่ระบาด ส่งผลให้หลาย ๆ องค์กรปรับการทำงานเป็นแบบ Hybrid Work แน่นอนว่าการประชุม การเสนอไอเดีย ไปจนถึงการเรียนการสอนจะต้องทำผ่าน Video Conference ซึ่งเป็นฟีเจอร์หลักที่น่าสนใจของ “Microsoft Teams”
Microsoft Teams เป็นโปรแกรมน้องใหม่จาก Microsoft 365 ฟีเจอร์หลักคือการสื่อสารในรูปแบบวิดีโอคอล โดยสามารถใช้งานร่วมกันได้หลายหน้าจอ เหมาะสำหรับการประชุมออนไลน์ โดยสามารถบันทึกการประชุมเพื่อนำข้อมูลมาใช้งานต่อ นอกจากนี้ยังสามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ M365 ได้อย่างไร้รอยต่ออีกด้วย
2. Microsoft Word คืออะไร
Microsoft word เป็นโปรแกรมพื้นฐานมีฟีเจอร์หลักในการสร้างเอกสารด้วยการพิมพ์ตัวอักษร โดยสามารถแทรกข้อมูลประเภทอื่น ๆ ได้ เช่น รูปภาพ หรือตาราง พร้อมฟังก์ชันที่ช่วยให้การทำเอกสารเป็นระเบียบขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดเลขหน้า การสร้าง Header และมีเทมเพลตให้เลือกใช้งานได้อย่างหลากหลายอีกด้วย
ฟีเจอร์ที่เพิ่มขึ้นมาในเวอร์ชัน Microsoft 365 คือ ใช้งานได้ง่ายกว่าเดิม สามารถดึงไฟล์เอกสารจาก Could มาใช้งานได้แบบเรียลไทม์ สามารถแก้ไขไฟล์ได้ทันที ทำให้ทำงานได้อย่างรวดเร็วและลดความยุ่งยากในการทำเอกสาร
3. Microsoft Excel คืออะไร
Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้สามารถจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่เป็นตัวเลขเอาไว้ได้ในจำนวนมาก และสามารถคำนวณเพื่อให้ได้ค่าที่ต้องการผ่านการใช้สูตรคำนวณ เช่น บวกลบเลข คิดค่าเฉลี่ย หรือการคิดเปอร์เซ็นต์
อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่ Microsoft Excel ที่ได้รับความนิยมคือ “การนำเสนอข้อมูล” เนื่องจากสามารถทำกราฟจากข้อมูลที่เก็บเอาไว้ได้ ถึงแม้ว่าความสามารถจะไม่สูงเทียบเท่ากับ Power BI แต่ก็ถือว่าทำได้ดี และในเวอร์ชัน Microsoft 365 โปรแกรม Excel รองรับการทำงานร่วมกับ Cloud เช่นกัน
4. Microsoft PowerPoint คืออะไร
โปรแกรม PowerPoint 365 เป็นโปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ทั้งในรูปแบบภาพนิ่ง หรือจะเลือกใช้เทมเพลตหลากหลายรูปแบบที่มีให้ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างกราฟ สถิติ หรือเนื้อหาอื่น ๆ ที่ช่วยให้การนำเสนอมีความน่าสนใจและเข้าใจง่ายมากขึ้น
ทั้งนี้ Microsoft PowerPoint ในเวอร์ชัน MS 365 ในรูปแบบปัจจุบัน จะมีการเพิ่มลูกเล่นต่าง ๆ ทั้งเทมแพลตและเอฟเฟกต์ที่หลากหลาย ช่วยให้คุณสามารถออกแบบ ตกแต่งสไลด์ให้น่าสนใจมากกว่าเดิม อีกทั้งมาพร้อมการรองรับการใช้งานบน Cloud ได้อีกด้วย
5. Microsoft Outlook คืออะไร
เมื่อมีการอัปเดตเวอร์ชัน ทำให้ระบบอีเมลเดิมถูกเปลี่ยนเป็น Outlook Office 365 เพิ่มความสะดวกของการจัดการอีเมลให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น สามารถแยกอีเมลที่จำเป็นและอีเมลขยะออกจากกันอย่างรวดเร็ว มาพร้อมกับฟีเจอร์พิเศษที่สามารถใช้งานบน Cloud ได้ ช่วยให้การเช็กอีเมลนั้นเป็นเรื่องง่ายกว่าที่เคย
อีกหนึ่งประโยชน์ของ Microsoft Outlook คือ ฟีเจอร์ Calendar ที่จะเข้ามาช่วยให้การนัดหมายสะดวกขึ้น ไม่ต้องดาวน์โหลดแอปตารางเวลาอื่น ๆ มาใช้งานให้เสียเวลา โดยระบบแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลานั่นเอง
6. Microsoft OneDrive คืออะไร
Microsoft OneDrive มาพร้อมความสามารถในการจัดเก็บไฟล์ต่าง ๆ ไว้อย่างง่ายดาย อีกทั้งสามารถรองรับการจัดเก็บไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ ช่วยประหยัดพื้นที่การจัดเก็บข้อมูลมากขึ้น
การใช้งาน OneDrive ร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 จะสามารถจัดการหรือแบ่งปันไฟล์ร่วมกับคนอื่น ๆ ในทีมได้หลาย ๆ คนในครั้งเดียว รวมถึงสามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานได้มากถึง 4 ระดับ เพื่อความปลอดภัยสำหรับข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น
7. Microsoft SharePoint คืออะไร
ปฏิเสธไม่ได้ว่าการทำงานบางโปรแกรมจำเป็นต้องแชร์ข้อมูลให้กับผู้ใช้งานคนอื่น ๆ ดังนั้น Microsoft Share Point จึงนับเป็นอีกหนึ่งโปรแกรมสำคัญ เนื่องจากผู้ดูแลจะสามารถกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานคนอื่น ๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไข บันทึก ดาวน์โหลด ช่วยให้การทำงานร่วมกันสะดวกมากยิ่งขึ้น
8. Microsoft Planner คืออะไร
เมื่อมี Project ที่ต้องทำงานร่วมกัน การวางแผนจึงถือเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องทำอย่างเป็นระบบ โดยโปรแกรม Microsoft 365 Planner มีฟีเจอร์หลักที่สามารถแบ่งบทบาทหน้าที่ให้กับทีมงานทุกคนอย่างชัดเจน พร้อมติดตามขั้นตอนการทำงานของแต่ละคนได้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้หัวหน้าหรือคนในทีมสามารถเห็นภาพรวมของ Project นี้ได้อย่างครบถ้วน
9. Microsoft Forms คืออะไร
Microsoft Forms เป็นโปรแกรมสำหรับการสร้างแบบสอบถามออนไลน์ โดยสามารถแชร์ให้ผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย เพียงกดแชร์ผ่านลิงก์ แสกน QR CODE อีกทั้งสามารถนำมาปรับใช้กับการทำงานได้หลากหลาย ทั้งยังสามารถจัดเก็บข้อมูลจากผลลัพธ์ด้วยโปรแกรม Excel พร้อมกับการรองรับการทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft 365 ได้อีกด้วย
10. Microsoft Lists คืออะไร
การทำ To do list จะช่วยให้จัดการการดำเนินงานต่าง ๆ อย่างเป็นแบบแผน ซึ่งในโปรแกรม Microsoft 365 ก็มี Microsoft Lists ที่ช่วยให้กำหนดสิ่งที่ต้องทำ Deadline และสามารถแจกแจงได้ว่าใครรับผิดชอบหน้าที่นั้น ๆ พร้อมติดตามการดำเนินงานได้อย่างเรียลไทม์อีกด้วย
ข้อดีของการใช้งาน Microsoft 365
- พกพาโปรแกรม Microsoft 365 ไปได้ในทุก ๆ ที่ เพียงเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ ก็ใช้งานโปรแกรมได้
- รองรับการทำงานในระบบ Cloud สามารถแก้ไขไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แชร์ไฟล์ร่วมกันได้
- ช่วยลดความซับซ้อนของการดำเนินการ สามารถใช้งานไฟล์เดียวกันร่วมกับผู้อื่นได้ กำหนดการแก้ไขไฟล์ผ่าน OneDrive ได้อย่างเรียลไทม์
- ความปลอดภัยสูง สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้เข้าถึงได้ ไม่มีปัญหาไฟล์สำคัญรั่วไหลอย่างแน่นอน
- ฟังก์ชันครอบคลุมการใช้งาน โปรแกรมต่าง ๆ ภายใน MS 365 มีความหลากหลาย ตอบโจทย์ความต้องการได้ทั้งหมด
Microsoft 365 Copilot คืออะไร
Microsoft 365 Copilot คือ เทคโนโลยี AI จาก Microsoft ที่ผสานการทำงานกับโปรแกรมอื่น ๆ ใน Microsoft 365 ซึ่งจะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบายยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการให้ Copilot ช่วยจัดระเบียบเนื้อหา ตรวจสอบไวยากรณ์ และปรับปรุงงานเอกสารใน Word ให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น การสร้างกราฟหรือวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ใน Excel
Microsoft 365 กับ Microsoft Power Platform ทำงานร่วมกันได้ไหม
ไม่ว่าจะเป็น “Microsoft 365” หรือ “Power Platform” ต่างก็เป็นหนึ่งในชุดโปรแกรมจาก Microsoft ดังนั้นการทำงานจึงทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อ บางโปรแกรมก็มีการทำงานที่คล้ายกัน เพียงแต่ใน Power Platform จะมีความซับซ้อนของการดำเนินการมากกว่า แต่สุดท้ายแล้วทั้ง 2 ชุดโปรแกรมสามารถใช้งานได้ร่วมกัน ยกตัวอย่างเช่น
- Power BI สามารถถึงข้อมูลจาก Microsoft Excel เพื่อนำมาประมวลผลในปริมาณมาก ๆ ได้
- Power Automate ช่วยกรอกข้อมูลลง Microsoft Excel ประหยัดเวลาการทำงานลงได้
- Power Apps ออกแบบและสร้างแอปพลิเคชันได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องเขียนโค้ดให้ยุ่งยาก
- Power Pages เป็นโปรแกรมที่มีไว้เพื่อออกแบบและสร้างเว็บไซต์สำหรับติดต่อสื่อสารกับ Partner, Vendor หรือ Customer เหมาะสำหรับ Website สำหรับ B2B
อัปเดตล่าสุด Miicrosoft 365 ราคาเท่าไร
Microsoft 365 มีแผนการให้บริการที่หลายราคา ดังนี้
แผนบริการสำหรับบุคคล แบบชำระเงินรายปี
- Microsoft 365 Personal ราคา 2,999 บาท/ปี
- สำหรับ 1 คน
- ลงชื่อเข้าใช้อุปกรณ์ 5 เครื่องพร้อมกัน
- ใช้งานบนพีซี, Mac, โทรศัพท์ & แท็บเล็ต
- พื้นที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยขนาด 1 TB
- แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย Microsoft Copilot
- แชทขั้นสูงของ Copilot แชทที่ใช้งานได้มากกว่าระดับฟรี
- ใช้ Copilot ในแอปที่เลือกกับไฟล์งานอย่าง ปลอดภัย
- การใช้งานเพื่อสร้างและแก้ไข รูป AI ได้มากขึ้น
- ความปลอดภัย ของข้อมูลและอุปกรณ์
- การโทรวิดีโอตลอดทั้งวันและ Copilo ใน Teams
- Microsoft 365 Family ราคา 3,699 บาท/ปี
- ทุกอย่างใน Microsoft 365 Personal
- สำหรับ 1 ถึง 6 คน (AI สำหรับเจ้าของการบอกรับเป็นสมาชิกเท่านั้น)
- แต่ละคนสามารถใช้งานบนอุปกรณ์ได้ถึง 5 เครื่องพร้อมกัน
- ที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยสูงสุด 6 TB (1 TB ต่อคน)
- Microsoft 365 Premium ราคา 7,499 บาท/ปี
- ทุกอย่างใน Microsoft 365 Family
- แชทขั้นสูงของ Copilot ที่สามารถใช้งานได้อย่างครอบคลุม
- การเข้าถึงฟีเจอร์ Copilot ที่ขณะนี้มีเฉพาะในแผน Premium
- การใช้งานอย่างครอบคลุมเพื่อสร้างรูป AI
แผนบริการสำหรับธุรกิจ แบบชำระเงินรายปี
- แผนบริการสำหรับธุรกิจมีให้เลือกหลากหลายรูปแบบ ทั้งแผนแบบมี Teams, ไม่มี Teams และองค์ไม่แสวงหาผลกำไร ทำให้ราคาค่าบริการแตกต่างกันออกไป
แผนบริการสำหรับองค์กร แบบชำระเงินรายปี
- Microsoft 365 E7 ราคา $99 /ผู้ใช้/เดือน
- Microsoft 365 E5 ราคา $60 /ผู้ใช้/เดือน
- Microsoft 365 E3 ราคา $39 /ผู้ใช้/เดือน
หากสนใจใช้บริการแผนชำระเงินรายเดือนหรือรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถเช็กราคาและรายละเอียดได้ผ่านทางเว็บไซต์ Microsoft
*หมายเหตุ: ราคาอาจมีการเปลี่ยนแปลงตามการอัปเดตจากทาง Microsoft และการเปลี่ยนแปลงตามลักษณะการใช้งาน
สรุป Microsoft 365 คืออะไร ทำอะไรได้บ้าง
Microsoft 365 ไม่ได้เป็นเพียงชุดโปรแกรมสำหรับทำงานเอกสารเท่านั้น แต่เป็นศูนย์รวมซอฟต์แวร์จาก Microsoft เช่น Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint และเครื่องมืออื่น ๆ ซึ่งช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นและสะดวกขึ้น
หากต้องการเริ่มใช้งาน Microsoft 365 แต่ยังไม่แน่ใจว่าควรเลือกใช้งานอย่างไร แพ็กเกจไหนเหมาะสมกับธุรกิจของตนเอง สามารถปรึกษาทีม Quick Transformation ได้ฟรี
อ่านบทความอื่น ๆ ที่น่าสนใจ
ซื้อ Microsoft 365 ถาวรได้ไหม
Microsoft Office 365 ไม่สามารถซื้อแบบถาวรได้ เนื่องจากเปลี่ยนรูปแบบเป็นการจ่ายค่าบริการเป็นแบบ Subscription รายเดือนหรือรายปีแทน แต่หากต้องการซื้อแบบถาวร สามารถเลือกซื้อ Office Home 2024 แทนได้
ซื้อ Microsoft 365 หนึ่งครั้งสามารถใช้งานได้กี่คน
การซื้อแผนบริการ Microsoft 365 Family และ Microsoft 365 Premium สามารถใช้ร่วมกับผู้ใช้งานคนอื่น ๆ ได้อีก 5 คน รวมเป็น 6 คน ส่วนแผนให้บริการ Microsoft 365 Personal นั้นสามารถใช้ได้โดยผู้ใช้เพียงรายเดียว
Microsoft 365 จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตหรือไม่?
Microsoft 365 จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตสำหรับการติดตั้ง เปิดใช้งาน และอัปเดตแอป รวมถึงการจัดการบัญชีและเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้บน OneDrive แต่หากติดตั้งโปรแกรมลงบนคอมพิวเตอร์แล้ว จะสามารถเปิดและใช้งานแบบออฟไลน์ได้ตามปกติ
