ระบบ Cloud ERP คือ ระบบบริหารและวางแผนทรัพยากรองค์กรแบบครบวงจร ทำงานผ่านแพลตฟอร์มคลาวด์ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องติดตั้งหรือเช่าเซิร์ฟเวอร์ใช้งานเอง
ในยุคปัจจุบันที่หลายคนมองหาตัวช่วยในการจัดการข้อมูล ทำธุรกิจที่เป็นระบบ และไม่ซับซ้อน Cloud ERP กลายเป็นเครื่องมือที่หลายคนเลือกใช้ เนื่องจากมีจุดเด่นหลายด้าน เหมาะแก่การใช้งานทั้งธุรกิจขนาดเล็ก กลาง ไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ที่ต้องการลดต้นทุนด้าน IT
บทความนี้ จะพาไปทำความรู้จัก Cloud ERP คืออะไร ทำไมถึงได้รับความนิยม พร้อมเปิด 4 เช็กลิสต์ที่ควรรู้ก่อนเปลี่ยนเป็นระบบ ERP
รู้จัก Cloud ERP คืออะไร? ทำงานอย่างไร
โปรแกรม Cloud ERP คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยวางแผน และบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร (Enterprise Resource Planning) ซึ่งทำงานบนระบบคลาวด์ ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างทันที ทุกที่ ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต โดยผู้ให้บริการเซิร์ฟเวอร์จะเป็นผู้ดูแล อัปเดตระบบ และความปลอดภัยทั้งหมด ซึ่งจะช่วยประหยัดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ในที่สุด
ข้อดีของระบบ Cloud ERP มีอะไรบ้าง
Cloud ERP คือ ระบบการทำงานที่ครบวงจรบนคลาวด์มาพร้อมข้อดีในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม ดังนี้
- เข้าถึงได้จากทุกที่ ทุกเวลา : สามารถใช้งานทุกที่ ทุกเวลาได้แบบเรียลไทม์ รองรับการทำงานระบบ Remote/Hybrid เพิ่มความคล่องตัวและความสะดวกในการทำงาน
- ระบบอัปเดตซอฟต์แวร์อัตโนมัติ : ระบบอัปเดตความปลอดภัยและซอฟต์แวร์อัตโนมัติ สามารถใช้ฟีเจอร์มาใหม่ได้ทันที โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการอัปเกรด
- ลดต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์และ IT : จ่ายเพียงค่าวางระบบครั้งแรกและค่าบริการตามการใช้งานจริง ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายจุกจิกอื่น ๆ ทำให้คุมงบได้ง่าย
- ระบบความปลอดภัยสูง : มีความรัดกุมและมีระบบป้องกันภัยคุกคาม รวมถึงมีบริการระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ การเข้ารหัสข้อมูล การตรวจสอบการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย
- ปรับขนาดตามความต้องการของธุรกิจ : สามารถเพิ่มหรือลดขนาดได้ตามความต้องการของธุรกิจ สะดวกต่อการใช้งาน
Cloud ERP ต่างจาก ERP On-Premise อย่างไร
ระบบ ERP มี 2 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่ Cloud ERP และ ERP On-Premise ซึ่งทั้ง 2 ประเภทมีจุดที่แตกต่างกัน โดยแนะนำให้เปรียบเทียบจุดเด่นและข้อจำกัดทั้ง 2 ประเภทก่อนเลือกใช้งาน ดังนี้
หัวข้อ | Cloud ERP | ERP On-Premise |
โครงสร้างพื้นฐาน | ผู้ให้บริการคลาวด์เป็นผู้ดูแลทั้งหมด | องค์กรดูแลเองทั้งหมด |
ค่าใช้จ่าย | ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นต่ำ แต่ต้องจ่ายค่าสมัครสมาชิกรายเดือน | ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นสูง และต้องจ่ายค่าซ่อมบำรุง |
การดูแลระบบ | ผู้ให้บริการคลาวด์เป็นผู้ดูแล | ทีม IT ขององค์กรดูแลเอง |
การอัปเดต | อัตโนมัติ | ต้องอัปเดตระบบเอง |
การควบคุมข้อมูล | ขึ้นกับผู้ให้บริการ | ควบคุมได้ทั้งหมด |
ความเหมาะสม | ต้องการความคล่องตัว | เน้นความสามารถในการขยายขนาด และต้องการควบคุมความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวด |
4 เหตุผล ทำไม Cloud ERP ถึงได้รับความนิยมในธุรกิจยุคใหม่
ปฏิเสธไม่ได้ว่าในปัจจุบันเทรนด์ เทคโนโลยี และ AI เข้ามามีบทบาทในวงการธุรกิจ หากปรับตัวได้เร็วนับว่าเป็นข้อได้เปรียบ โดยหนึ่งในตัวช่วยสำคัญที่หลายองค์กรเลือกใช้ คือ ERP Cloud เนื่องจากเริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็ว มีพร้อมฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่ เช่น
- คล่องตัวและขยายระบบได้ตามการเติบโต : ระบบ Cloud ERP รองรับตั้งแต่การเริ่มต้นใช้งาน ตลอดจนการขยายธุรกิจในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มผู้ใช้งาน ปรับฟีเจอร์ หรือขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสม แน่นอนว่าไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการลงทุนโครงสร้างระบบใหม่เพิ่ม
- ลดภาระและต้นทุนด้าน IT : เนื่องจากทางองค์กรไม่ต้องดูแลค่าใช้จ่ายเรื่องของเซิร์ฟเวอร์ และบุคลากรด้าน IT โดยทางผู้บริการจะเป็นผู้ดูแลทั้งความปลอดภัย และการอัปเดตให้ทั้งหมด เช่น Dynamics 365 ที่ทำงานบน Microsoft Azure ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มประมวลผลในรูปแบบคลาวด์ที่มีความเสถียรสูง
- รองรับการทำงานจากทุกที่ : ระบบ Cloud ERP ผู้ใช้งานเข้าถึงระบบได้ทุกที่ ทุกอุปกรณ์ จะทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid ก็สามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่
- อัปเดตระบบอัตโนมัติ : ระบบจะทำการอัปเดตซอฟต์แวร์อัตโนมัติ ทั้งฟีเจอร์ใหม่และเทคโนโลยีล่าสุด เช่น AI, IoT หรือ Power BI หมดกังวลเรื่องวางแผนอัปเดตระบบเอง
ระบบ Cloud ERP เหมาะกับธุรกิจอะไรบ้าง
การเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากเดิมมาใช้ Cloud ERP คือ การยกระดับการบริหารองค์กรแบบรอบด้าน เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการขยายการเติบโต ความยืดหยุ่น และเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะใน 4 กลุ่มธุรกิจหลักต่อไปนี้
- ธุรกิจบริการ เช่น ขนส่งและโลจิสติกส์ โรงแรม หรือที่ปรึกษา โปรแกรม Cloud ERP จะช่วยจัดการตั้งแต่การวางแผน บันทึกข้อมูล ไปจนถึงวิเคราะห์ผลกำไรขาดทุนแบบเรียลไทม์
- ธุรกิจการผลิต สามารถเชื่อมการทำงานได้ทุกกระบวนการ ตั้งแต่จัดซื้อ วางแผนผลิต คลังสินค้า ไปจนถึงการจัดส่ง ลดความซ้ำซ้อน และเพิ่มการทำงานที่เป็นระบบ
- ธุรกิจการกระจายสินค้า สามารถเช็กสต็อก วางแผนเส้นทาง และติดตามคำสั่งซื้อได้แบบเรียลไทม์ ช่วยลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ดียิ่งขึ้น
- ธุรกิจค้าปลีกและค้าส่ง รวมข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการสต็อก และยอดขาย แก้ปัญหาสินค้าขาด/ล้นได้อย่างแม่นยำ
4 ข้อควรรู้ก่อนเปลี่ยนไปใช้ระบบ Cloud ERP
อย่างไรก็ดี การเปลี่ยนระบบการทำงานแบบปกติเป็นรูปแบบ Cloud ERP ควรเตรียมองค์กรหรือธุรกิจให้พร้อม ดังนี้
1. ประเมินความพร้อมของข้อมูลและโครงสร้างธุรกิจ
เริ่มจากการตรวจสอบข้อมูล กระบวนการทำงาน ต้นทุน โครงสร้างของธุรกิจของตนเองว่าเป็นแบบใด ต้องการแก้ปัญหาระบบแบบไหน เพื่อประเมินข้อมูลและความพร้อมเบื้องต้น
2. เลือกรูปแบบการใช้งานให้เหมาะกับองค์กร
- Public Cloud : ใช้งานผ่านผู้ให้บริการแบบมาตรฐาน (SaaS)
- Private Cloud : เซิร์ฟเวอร์แยกเฉพาะองค์กรเพื่อเพิ่มความปลอดภัย
- Hybrid : ผสมระหว่าง Public Cloud และ Private Cloud
3. เปรียบเทียบโซลูชันและผู้ให้บริการ
เปรียบเทียบโซลูชันและผู้ให้บริการ โดยจะต้องเลือกผู้เชี่ยวชาญที่มีความน่าเชื่อถือ มีบริการที่ดี พร้อมดูแลตลอดการใช้งาน อย่างการเลือกทีม Quick Transformation ซึ่งมีความเชี่ยวชาญใน Dynamics 365 และเข้าใจเรื่องธุรกิจและอุตสาหกรรมในไทย
4. วางแผนการเปลี่ยนผ่านอย่างเป็นขั้นตอน
ควรสร้าง Roadmap ที่ชัดเจนว่าควรเริ่มจากส่วนใดก่อน โดยส่วนใหญ่มักจะเริ่มจากโมดูลที่มีผลกระทบสูง เช่น บัญชี หรือคลังสินค้า เพื่อให้บุคลากรมีเวลาเรียนรู้ระบบ และลดความเสี่ยงในการเปลี่ยนผ่านระบบ
สรุป เปลี่ยนมาใช้ Cloud ERP ดีไหม?
Cloud ERP คือ ระบบการบริหารจัดการและวางแผนอย่างครบวงจร ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรให้มีระบบ และดียิ่งขึ้นได้ หากองค์กรของคุณเริ่มเจอปัญหา เช่น รายงานล่าช้า ทำงานซ้ำซ้อน Cloud ERP อาจเป็นตัวช่วยสำคัญที่จะช่วยลดต้นทุน เพิ่มความคล่องตัว และสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันในระยะยาว เพราะธุรกิจที่มีรากฐานที่มั่นคง จะช่วยให้เติบโตได้อย่างก้าวหน้า
ทีม Quick Transformation เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการวางแผนระบบ ERP ที่ช่วยวิเคราะห์ระบบการทำงาน และออกแบบชุดโมดูลระบบ ERP ให้ตอบโจทย์การทำงานองค์กรของคุณได้อย่างเหมาะสม เพื่อผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ก้าวหน้า สามารถขอรับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญฟรีได้ที่นี่
อ่านบทความอื่น ๆ ที่น่าสนใจ
